博客

员工记录保留和销毁:确保您的业务符合要求

企业主积累了大量员工记录,如就业申请,绩效评估,工资记录和纪律处分。在年初,当许多雇主不能将另一张纸填充到拥挤的档案柜中,他们经常决定清除旧文件的时候了。但是,在开始抛出任何文件之前,您需要确保您符合要求您保留指定时间段内的员工记录的联邦,州和当地法律。

员工 记录保留和销毁政策

文件存储为确保贵公司符合法规,您的小型企业应该明确 员工记录保留和破坏 政策。该政策应涵盖:

  • 谁负责处理员工的管理,合规性和访问权限
  • 将保留哪些记录。必须在单独的人员文件中保持以下员工记录:雇用前信息; I-9表格;福利计划和雇员医疗记录;健康和安全记录;和一般雇员人员记录。
  • 谁可以访问员工记录。公开的文件,社区,股东,媒体和其他文件可供选择。什么记录是私人或保密的,可供具体员工和/或
  • 联邦,国家和地方要求 用于维护纸张和电子文件,特别是在发现或诉讼案件中涉及法律要求。
  • 将存储员工文件的位置。
  • 将保留多长时间的记录以及它们可以被销毁 基于联邦,州和地方法律。注意:纸纸或电子记录时,保留策略是相同的。
  • 文件将被销毁的方法。 对于纸张文件,使用具有批准的记录销毁计划的外部供应商。对于数字记录,建议您使用防御协议部用于擦除和格式化硬盘驱动器软件程序。

员工 记录保留指南

由于一些联邦准则可能与国家指导有所不同,因此良好的做法是遵循最保守的指导方针。此外,您应该遵循行业的指导方针。

以下是一些员工记录与薪资文件有关的保留规则 特定的联邦法律:

  • 平等薪酬行为 - 保留薪资记录,时间卡,工资率等3年
  • 公平劳动标准法(FLSA) - 保留包含员工和工资信息至少3年的薪资和其他记录。
  • Fica,Futa,联邦扣缴 - 在税收到期后4年后保留员工姓名,赔偿和税收信息的记录。

作为一个小企业主,您有多种形式,您必须保留每个工人。经过 外包您的薪资服务薪资部门,我们可以帮助您保持符合联邦和州的法规。我们将 处理您的工资单 并与IRS报告并提交任何必要的文件,因此您不必担心它。 联系我们 学习如何 薪资部门can help you with your payroll, 所以你可以专注于运行您的业务。

-Ariane of 薪资部门Blog Team

 

发布在: 国税局和税务表, 经营一个小企业, 工资单, 工资单处理, 规则,法规和法律

留言(0)↓

Leave a Comment